Facture électronique : ce que les TPE et PME doivent faire concrètement pour être prêtes

Si vous gérez vos factures de manière artisanale ou avec un logiciel en ligne, voici ce que vous devez comprendre et surtout ce que vous pouvez faire dès maintenant pour être prêt, sans y passer des heures.

Réforme de la facture électronique : ce qui va changer pour vous

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Un an plus tard, en septembre 2027, elles devront aussi en émettre.

Autrement dit, les factures au format PDF envoyées par e-mail ne seront plus suffisantes. Vous devrez éditer vos factures dans un format reconnu par l’administration, comme Factur-X, UBL ou CII.

Et pourquoi cette réforme ? L’objectif est d’automatiser la circulation des factures pour éviter les erreurs, les fraudes ou les retards de paiement.

Quid des factures Excel ou PDF ?

Si votre entreprise, comme beaucoup de TPE et PME, fonctionne selon le modèle suivant : création des factures avec un modèle Excel ou Word, export du fichier en PDF et envoie par e-mail, vous allez devoir changer votre manière de procéder.

Pourquoi ?
Parce qu’une facture électronique ne sera plus un simple fichier lisible à l’œil humain : elle devra être “structurée”, c’est-à-dire contenir des données que les logiciels et l’administration fiscale peuvent lire automatiquement (montant HT, TVA, SIRET, date, etc.).

Ces données doivent être intégrées dans un format reconnu :

• Factur-X (un PDF “intelligent” qui embarque un fichier XML),
• ou un format XML pur (UBL ou CII).

Un fichier Excel ou PDF “classique” ne contient pas ces données, il n’est donc pas conforme.

Concrètement, cela veut dire que vous devrez :

• soit passer à un logiciel de facturation compatible, qui générera automatiquement vos factures au bon format ;
• soit, dans certains cas, utiliser une plateforme agréée qui pourra convertir vos fichiers, mais cette solution sera souvent payante et transitoire.

Ce que vous devez mettre en place, pas à pas

Étape 1 – Vérifiez votre outil de facturation

Si vous utilisez un logiciel comme Sage, EBP Gestion ou Cegid, la bonne nouvelle est que la plupart de ces solutions prévoient déjà de se mettre à jour pour la réforme.

Ce que vous pouvez faire maintenant :

• Vérifiez que votre logiciel de facturation est bien mis à jour régulièrement ;
• Consultez la documentation ou contactez leur support pour savoir quand la compatibilité “facture électronique” sera disponible ;
• Si vous utilisez encore des modèles Word, Excel ou des PDF manuels, commencez à passer sur un vrai logiciel de facturation dès maintenant. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable qui saura certainement vous conseiller pour choisir le logiciel le mieux adapté.

Étape 2 – Choisissez votre plateforme de transmission

Chaque facture devra passer par une plateforme agréée (PA) par l’État. Trois types de plateformes s’offrent à vous :

1. Une plateforme qui ne s’occupe que de l’acheminement. Pratique lorsque vous ne manipulez que quelques dizaines de factures par mois (factures d’achats et factures de ventes) . Dans ce cas, il vous faudra vous connecter à cette plateforme pour récupérer les factures d’achats et pour y déposer vos factures de ventes. Ce qui est un retour en arrière car vous aurez besoin de jongler entre 2 logiciels, donc à nouveau une double saisie va s’imposer.
2. Un logiciel de facturation qui est aussi plateforme agréée. Idéal dans le cas où vous réalisez une facturation simple.
3. Votre logiciel de facturation qui est couplé à une plateforme agréée ouverte. Dans ce cas, vous conserver les particularités de votre logiciel qui se connecte pour vous à votre plateforme agréée.

 

Étape 3 – Informez votre comptable

Même si vous gérez vos factures vous-même, votre expert-comptable joue un rôle important. Prévenez-le de la solution que vous utilisez et demandez-lui s’il dispose déjà d’un système compatible. Ainsi, il pourra accéder directement à vos factures électroniques.

 

Étape 4 – Soyez prêt à recevoir des factures électroniques

Dès septembre 2026, vos fournisseurs devront vous envoyer leurs factures sous ce nouveau format. Elles seront directement intégrées et archivées dans votre logiciel de facturation et vous serez prévenus par une simple notification.